Mitarbeiter

In dieser Tabelle kannst du alle Mitarbeiter verwalten, die deiner Organisation zugeordnet sind. Du kannst neue Mitarbeiter hinzufügen und welche entfernen. Um die Organisation zu erleichtern kannst du die Mitarbeiter in Gruppen gliedern. Bei Klick auf einen Mitarbeiter können die Stammdaten wie Adresse, E-Mail und Tätigkeit geändert werden. Außerdem können die vorhandenen Diplome heruntergeladen und neue Diplome hochgeladen werden. Durch das hinzufügen von neuen Diplomen kannst du diese auch die Fälligkeit der Diplome überwachen. Alle Mitarbeiter, die sich in dieser Liste befinden können im Anmeldeformular ausgewählt werden

    Einführungsvideo Kundenportal

    Das Video startet bei Thema Mitarbeiter-Menü. Im Video finden sie auch Sprungmarken zu den Anderen Themen die behandelt wurde. Zeitpunkt der Aufzeichnung ist Mitte-Februar 2022, da wir ständig ander Verbesserung des Kundenportals arbeiten, könnten einige Funktionen mittlerweile anders ausschauen.

    Welche Personen scheinen im Mitarbeiter Menü auf?

    In der Tabelle scheinen alle Mitarbeiter auf, die folgenden Kriterien entsprechen:

    • Mitarbeiter die sich selbst deiner Organisation zugewiesen haben. Teilnehmer, die eine Führerscheinkarte haben, können diese Zuweisung selbstständig durchführen. Zur Anleitung.
    • Mitarbeiter die du selbst über das Kundenportal erstellt hast. Zur Anleitung.
    • Mitarbeiter die an Kurse angemeldet wurden. Nicht angezeigt werden Personen, die bei einem anderen Unternehmen hinterlegt sind. Falls Personen einem anderen Unternehmen zugewiesen sind, kannst du sie freischalten. Zur Anleitung.

    Wie kann ich schnell mehrere Teilnehmer anmelden? (Möglichkeit 1)

    Dieselbe Funktion steht dir auch im Menü Fälligkeiten zur Verfügung.

    1. Klicke ganz vorne auf das leere Quadrat, um einen oder mehrere Mitarbeiter auszuwählen. Die Auswahl war erfolgreich, wenn ein Haken gesetzt wurde.
    2. Klicke auf den Button Kursanmeldung.
    3. Bestätige, dass du die Teilnehmer anmelden möchtest, indem du auf Teilnehmer anmelden klickst.
    4. Nun öffnet sich die Seite mit den Kursen. Wähle dort den Kurs aus wo die die Teilnehmer anmelden möchtest.
    5. Nachdem du den Termin gewählt hast, findest du den/die Mitarbeiter als Kursteilnehmer vorausgewählt.
    6. Indem du auf + TEILNEHMER hinzufügen klickst, kannst du noch weitere Teilnehmer hinzufügen
    7. Wenn du auf WEITER klickst, kommst du zu den Rechnungsdaten. Überprüfe hier ob bereits alle Daten ausgefüllt sind.
    8. Falls du noch einen weiteren Kurs hinzufügen möchtest, kannst du hier auf den Button + WEITEREN KURS HINZUFÜGEN klicken oder einfach auf WEITER um die Anmeldung abzuschließen

    Wie kann ich schnell mehrere Teilnehmer anmelden? (Möglichkeit 2)

    1. Klicke im Home Menü auf Neue Kursanmeldung
    2. Wähle den Kurs
    3. Wähle den Termin
    4. Klicke auf + TEILNEHMER
    5. Wähle die gewünschten Teilnehmer aus und klicke auf HINZUFÜGEN
    6. Wenn du auf WEITER klickst, kommst du zu den Rechnungsdaten. Überprüfe hier ob bereits alle Daten ausgefüllt sind.
    7. Falls du noch einen weiteren Kurs hinzufügen möchtest, kannst du hier auf den Butten + WEITEREN KURS HINZUFÜGEN klicken oder einfach auf WEITER um die Anmeldung abzuschließen

    Wie kann sich ein Mitarbeiter deiner Firma zuweisen?

    Voraussetzung hierfür ist, dass der Mitarbeiter eine eigene Führerscheinkarte besitzt. Sollte das nicht der Fall sein, dann muss Du den Mitarbeiter hinzufügen und freischalten. Zur Anleitung.

    1. Öffnen der Login-Seite: Hierzu kann der Mitarbeiter die NFC-Funktion nutzen, den QR-Code auf der Karte scannen oder auf https://www.n-academy.it/check/login
    2. Zugangsdaten eingeben: Diese stehen auf der Führerscheinkarte (Steuernummer und PIN)
    3. Organisation zuweisen: Nach erfolgtem Login, ladet die Seite die Benutzerdaten. Am Ende der Seite, im Abschnitt „Zugewiesene Firmen“ kann die Kundennummer der Organisation eingegeben werden.

    Wie kann ich einen neuen Mitarbeiter anlegen?

    Den Mitarbeiter legt es automatisch an wenn du ihn bei einem Kurs anmeldest.

    1. Klicke dazu im Menü Mitarbeiter auf den Button Neuen Mitarbeiter anlegen
    2. Formular ausfüllen. Felder mit einem * sind Pflichtfelder.
    3. E-Mail: diese Email wird z.B. verwendet wenn Zugangsdaten für die E-Learning-Plattform zugesendet werden
    4. Telefonnummer: An diese Nummer wird kurz vor Kursbeginn eine SMS mit den Kursinformationen gesendet..
    5. Ateco-Codex und Tätigkeit sind für die Arbeitnehmerkurse relevant, da diese Informationen auf das Diplom gedruckt werden.
    6. Klicke auf Erstellen, um den Mitarbeiter anzulegen

    Sollte die Steuernummer in unserer Datenbank keiner andere Organisation zugewiesen sein, wird der Mitarbeiter sofort erstellt und kann bearbeitet werden. Falls die Steuernummer einer anderen Organisation zugewiesen ist, muss der Teilnehmer zuerst freigeschalten werden. Hier geht es zur Anleitung wie man einen Mitarbeiter freischaltet.

    Wie kann ich die Gruppen verwalten?

    Mit den Gruppen kann man sich schnell eine Übersicht über die eingene Organisation schaffen. So kann ich mit einzelne Gruppen in den jeweiligen Ansichten filtern. Gruppen können sich auf Tätigkeiten, Abteilungen, Standorte beziehen, z.B.: Monteure, Bildschirmarbeiter,

    1. Im Mitarbeiter Menü auf Gruppe verwalten klicken
    2. Alternativ im Profil (rechts oben auf den Namen der Organisation) klicken.
    3. Auf Neue Gruppe erstellen klicken.
    4. Die Spalte mit den Gruppennamen ausfüllen.
    5. Dann einen Mitarbeiter aus der Liste wählen, benutze dazu ggf. die Suche. Es können gleichzeitig mehrere Mitarbeiter ausgewählt werden.
    6. Sobald alle Mitarbeiter ausgewählt wurden, ganz unten auf den Button Speichern klicken.

    Falls notwendig, können Mitarbeiter auch in mehreren Gruppen gleichzeitig vorkommen. Gruppen können jederzeit angepasst oder gelöscht werden. Löschen

    1. Im Mitarbeiter Menü auf Gruppe verwalten klicken
    2. Alternativ: rechts oben auf den Namen der Organisation klicken und anschließend auf Profil klicken
    3. Auf den Namen der Gruppe klicken, die gelöscht werden soll
    4. Ganz nach unten scrollen und auf Löschen klicken

    In diesem Video-Ausschnitt wird das Thema Gruppen behandelt.


    Wie kann ich einen Mitarbeiter freischalten?

    Diese Funktion ist notwendig, wenn du einen neuen Mitarbeiter hinzufügen möchtest, der laut unserer Datenbank einer anderen Organisation zugewiesen ist. Um den Nachweis zu erbringen, dass der Mitarbeiter zu deiner Organisation gehört, gibt es folgende Möglichkeiten:

    • Durch die Anmeldung bei einem Kurs - sobald die Zahlung erfolgt ist, scheint der Mitarbeiter auch im Mitarbeiter Menü auf
    • Durch eine Email an [email protected]: Vorname, Nachname, Adresse, Steuernummern und UNILAV oder LUL (*Beim nächsten Update wird diese Funktion vereinfacht)

    Bis der Mitarbeiter nicht freigeschalten ist, scheint er nur auf der Startseite (Abschnitt Freizuschaltende Mitarbeiter) und bei den Anmeldungen auf. Nach der Freischaltung steht der Mitarbeiter für alle Funktionen zur Verfügung: Anmeldung, Fälligkeitsüberwachung, Upload neue Diplome, Download historische Diplome.

    Wie kann ich weitere Diplome hochladen?

    Wenn du weitere Diplome hochlädst, sind diese auch über die Führerscheinkarte des Mitarbeiters abrufbar und du kannst die Fälligkeiten in unserem Kundenportal überwachen. Der Mitarbeiter kann auch selbst, über seine Führerscheinkarte, Diplome hochladen. Wenn du über das Kundenportal Diplome hochladen möchtest, musst du wie folgt vorgehen:

    1. Melde dich im Kundenportal an
    2. Öffne das Mitarbeiter Menü
    3. Klicke auf den Namen des Mitarbeiters dessen Diplome du hochladen möchtest
    4. Es öffnet sich die Seite des Mitarbeiters, mit der Übersicht seiner besuchten Kurse. Gehe nach unten zum Abschnitt Externen Kurs einreichen.
    5. Hier kannst du die Datei, die du hochladen möchtest, auswählen.
    6. Gib im Kommentarfeld an um welchen Kurs es sich handelt.
    7. Klicke auf Einreichen um das Diplom hochzuladen.
    8. Unmittelbar darunter befindet sich der Abschnitt Externe Kurs-Anfragen. Dieser zeigt die Übersicht der eingereichten Kurse und den Status der Freigabe des Diploms.
    9. Je nach Nachfrage dauert die Freigabe ein, bis maximal drei, Werktage.
    10. Sobald die Freigabe erfolgt ist, kann das Diplom im Menü Diplome heruntergeladen werden und die Fälligkeit kann im Menü Fälligkeiten überwacht werden.

    Diplome mit der Führerscheinkarte hochladen

    Falls der Mitarbeiter eine Führerscheinkarte hat, kann er damit überall auf das Dokument zugreifen. Er kann sich hier im persönlichen Bereich mit den Zugangsdaten auf der Führerscheinkarte anmelden.

    Wiederhole hier die oben beschriebene Prozedur. Sollte es sich allerdings um ein spezielles Dokument (Baustellenausweis /spezielles Diplom) handeln, dass in keine von uns hinterlegte Kategorie passt, scheint das Dokument nicht im Menü Fälligkeiten und Diplome auf. Kläre bitte mit dem Academy Team ([email protected]) ab, falls du spezielle Anforderungen hast.

    Welche Diplome kann ich hochladen?

    Prinzipiell kannst du alle Diplome hochladen, die du möchtest, allerdings werden nicht alle überall angezeigt. Die gängigsten Arbeitssicherheitskurse* werden auf der Führerscheinkarte des Mitarbeiters, im Menü Diplome und im Menü Fälligkeiten angezeigt. Spezielle Diplome und Dokumente wie z.B. der Baustellenausweis werden nur auf der Führerscheinkarte angezeigt. *z.B. jene für Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Vorgesetzte, Maschinenführer, LDAS, Brandschutz-Beauftragte, Erste-Hilfe-Beauftragte, Gerüstbau, PSA und Beengte Räume sind im Menü Diplome (Liste ist nicht vollständig)